• Inleiding

 

 

Dit is het privacybeleid van Janice de Klerk. Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Janice de Klerk

 

Janice de Klerk is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Janice de Klerk bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop Janice de Klerk als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.

 

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

 

• Actualisatie en controle naleving privacybeleid;

• Categorieën persoonsgegevens en doelen;

• Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;

• Informatieplicht;

• Verwerkingsregister;

• Verwerkers en ontvangers;

• Bewaartermijnen;

• Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);

• Doorgifte buiten de EU;

• Geen functionaris voor de gegevensbescherming;

• Beveiligingsincidenten;

• Rechten van betrokkenen.

 

 

 

 

• Actualisatie en controle naleving privacybeleid

 

De verwerking van persoonsgegevens binnen Janice de Klerk dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast. Eveneens zal periodiek worden gecontroleerd of het privacybeleid door medewerkers en verwerkers van Janice de Klerk daadwerkelijk wordt nageleefd.

 

 

 

• Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

 

 

Janice de Klerk verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

 

 

 

• (potentiële) patiënten

 

Janice de Klerk verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.

 

De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van Janice de Klerk opgeslagen.

 

 

 

 

 

 

Wettelijke verplichting

Janice de Klerk is verplicht persoonsgegevens van medewerkers aan derde partijen te verstrekken, o.a. in de volgende situaties:

 

• ziek- en herstelmeldingen worden doorgegeven aan de arbodienst en/of het UWV;

• bij ziekte en bij zwangerschapsverlof worden gegevens van de betreffende medewerker aan het UWV doorgegeven;

• aan pensioenfondsen en andere daaraan gelieerde instellingen en organisaties worden gegevens verstrekt die in het kader van de pensioenovereenkomst nodig zijn.

 

Overig

Janice de Klerk verwerkt verder de volgende persoonsgegevens:

 

• de naam van huurders die beschikken over een sleutel (toegangspas e.d.) van het praktijkpand, zijn voor administratieve doeleinden op een lijst vermeld;

 

 

 

• Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

 

Uitgangspunt voor Janice de Klerk is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Janice de Klerk passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

 

Interne maatregelen

Janice de Klerk heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

 

 

• het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer, ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan;

• vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;

 

• het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;

• inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;

• bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient iedere medewerker zijn/haar desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;

 

• een thuiscomputer van de zorgaanbieder waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijn) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;

• bij vertrek van de praktijk dient iedere huurder te controleren of er nog andere huurdersin het pand aanwezig zijn. De laatst aanwezige persoon zorgt ervoor dat alle ramen en deuren zijn gesloten

• toegang tot het pand is alleen mogelijk met aan huurders verstrekte sleutels. Sleutels mogen niet aan derden worden afgegeven;

 

 

Janice de Klerk ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen.

 

Verwerkers

Met verwerkers heeft Janice de Klerk afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

 

Door Janice de Klerk ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Janice de Klerk alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Janice de Klerk of een door Janice de Klerk gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.

 

 

 

 

• Informatieplicht

 

Janice de Klerk informeert betrokkenen over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen die niet aan Janice de Klerk zijn verbonden, is om die reden een extern privacystatement opgesteld. Dit privacystatement is op de website van Janice de Klerk gepubliceerd.

 

 

 

• Verwerkingsregister

 

Janice de Klerk houdt een verwerkingsregister bij. Dit register bevat een beschrijving van onder meer de verwerkingsdoeleinden, categorieën betrokkenen en ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen. In het verwerkingsregister worden verwerkingsactiviteiten per categorie betrokkene en per categorie persoonsgegeven bijgehouden.

 

Het verwerkingsregister (Excel-bestand) is opgenomen in het ICT-systeem van de praktijk.

 

 

• Verwerkers en ontvangers

 

Verwerkers

Janice de Klerk kan bij het verwerken van persoonsgegevens gebruikmaken van externe dienstverleners. Deze dienstverleners verwerken uitsluitend persoonsgegevens op instructie van Janice de Klerk. Met deze partijen heeft Janice de Klerk verwerkersovereenkomsten gesloten. In deze overeenkomsten zijn afspraken vastgelegd over onder meer de aard en doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, geheimhoudingsplicht, instructies over de verwerking, beveiligingsmaatregelen, het al dan niet inschakelen van subverwerkers, privacyrechten van betrokkenen, audits en controle alsook het retourneren en/of verwijderen van persoonsgegevens door de verwerker.

 

Janice de Klerk maakt gebruik van de volgende verwerkers:

 

Medicore, leverancier praktijksoftware

 

Telepsy leverancier van ROM software

 

Zivver leverancier beveiligde mailapplicaties

 

SVR stichting vrijgevestigd ROM’men

 

Ontvangers

Janice de Klerk verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

 

 

• Bewaartermijnen

 

Janice de Klerk vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

 

Janice de Klerk hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

 

 

• medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;

• (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

• gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;

• gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure;

• bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

 

 

 

• Doorgifte buiten EER

 

Janice de Klerk geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Janice de Klerk ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

 

 

• Geen functionaris voor de gegevensbescherming

 

Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.

 

Janice de Klerk heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

 

 

• Beveiligingsincidenten

 

Janice de Klerk heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

 

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Janice de Klerk beoordelen:

 

• of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;

• welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;

• of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;

• of het incident aan de AP dient te worden gemeld;

• of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;

• welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

 

 

Janice de Klerk documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.

 

Voor het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Janice de Klerk ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkersovereenkomst bepaald dat de verwerker Janice de Klerk zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens.

 

 

• Rechten van betrokkenen

 

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Janice de Klerk heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

 

Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Janice de Klerk afgewikkeld.

 

Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

 

Na ontvangst van een verzoek zal Janice de Klerk eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Janice de Klerk aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Janice de Klerk de verzoeker binnen de eerste maand.

 

Janice de Klerk stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Janice de Klerk beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

 

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.

 

Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Janice de Klerk stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Janice de Klerk achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.